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IT Commercial Proposal Generator

Workflow

Étape 1 — Cadrage du besoin

Avant d'écrire une seule ligne, extraire ces informations du client :

CONTEXTE    : secteur, taille entreprise, périmètre fonctionnel
PROBLÈME    : pain point actuel, coût de l'inaction
OBJECTIFS   : KPI cibles (délai de traitement, taux d'erreur, SLA...)
CONTRAINTES : budget indicatif, deadline, stack imposée, normes (RGPD, PCI-DSS...)
DÉCIDEURS   : qui signe ? (DG, DSI, DAF) — cela dicte le ton
AO/GRÉ À GRÉ : réponse à appel d'offres formel (2 enveloppes) ou négociation directe ?

Si une information manque, générer une liste de questions de cadrage structurées et les poser en bloc — pas au fil de la génération.

Critère de passage : ne pas produire l'offre tant que contexte + objectifs + contraintes budget ne sont pas connus.

Étape 2 — Structure de l'offre (ordre de rédaction interne)

Rédiger dans cet ordre (l'executive summary se place en tête dans le livrable final mais se rédige en dernier) :

Étape 3 — Rédiger chaque section

Compréhension du besoin Reformuler mot pour mot ce que le client a exprimé, puis compléter avec les enjeux business sous-jacents. Cela crédibilise l'offre et prouve l'écoute.

Solution proposée

• Décrire l'architecture cible en 3–5 composants clés avec le nom des technologies choisies et la justification du choix (ex. : "PostgreSQL plutôt qu'Oracle : réduction TCO de 60%, compétences internes disponibles").
• Inclure un schéma textuel ou ASCII si un vrai diagramme n'est pas disponible :

[Frontend React] → [API Gateway (Kong)] → [Microservices .NET 8]
                                                    ↓
                                          [PostgreSQL 16] + [Redis cache]

Chiffrage financier — modèle de tableau

Profil              | TJM (€HT) | Jours Phase 1 | Jours Phase 2 | Total jours | Coût HT
--------------------|-----------|---------------|---------------|-------------|----------
Chef de projet      |   800     |      10       |       5       |     15      |  12 000
Architecte solution |  1 000     |       5       |       2       |      7      |   7 000
Développeur senior  |   700     |      20       |      30       |     50      |  35 000
QA / Test           |   600     |       0       |      10       |     10      |   6 000
TOTAL               |           |              |               |             |  60 000
TVA 20%             |           |              |               |             |  12 000
TOTAL TTC           |           |              |               |             |  72 000

Toujours préciser :

• Mode de facturation : forfait fixe / régie / abonnement mensuel
• Jalons de paiement (ex. : 30% à la commande, 40% à la livraison phase 1, 30% à la recette finale)
• Exclusions explicites : licences tierces, hébergement, déplacements au-delà de 50 km, formations
• Validité de l'offre : 30 ou 60 jours selon le contexte

Options / variantes (toujours proposer au moins deux)

Option A — MVP (4 mois)   : 42 000 € HT — fonctionnalités core uniquement
Option B — Complet (7 mois): 60 000 € HT — intégrations + reporting + maintenance 6 mois incluse

Executive Summary (rédigé en dernier)

5 questions auxquelles il doit répondre en moins de 20 lignes :

1. Quel est le problème client ?
2. Quelle est la solution proposée ?
3. Pourquoi nous (différenciation) ?
4. Quelle valeur / ROI attendu ?
5. Quand et pour quel budget ?

Étape 4 — Adapter le ton selon le décideur

Étape 5 — Relecture et qualification finale

Checklist avant livraison :

• [ ] Chiffrage cohérent avec le planning (nb jours × TJM = total)
• [ ] Aucun engagement hors scope non chiffré
• [ ] Date de validité présente
• [ ] Deux enveloppes séparées si AO formel
• [ ] Orthographe et grammaire irréprochables
• [ ] Executive summary auto-suffisant (peut se lire seul)
• [ ] Variante MVP + variante complète proposées
• [ ] Références client avec secteur + résultat mesurable

Garde-fous et anti-patterns

Ne pas faire

• Lister des fonctionnalités au lieu de bénéfices : "Nous livrons un module de reporting" → inutile. Dire : "Le reporting temps réel réduit le délai de clôture mensuelle de 3 jours à 4 heures."
• Chiffrage opaque : un forfait global sans décomposition est un signal d'alarme pour tout acheteur public ou DSI expérimenté.
• Promettre sans engagement contractuel : toute promesse de délai ou de performance doit être accompagnée d'un critère de recette mesurable.
• Executive summary générique : copier-coller un template sans personnaliser au contexte client — se voit immédiatement et disqualifie l'offre.
• Ignorer les contraintes réglementaires : pour les secteurs banque, santé, assurance — mentionner explicitement la conformité RGPD, PCI-DSS, ISO 27001, etc.
• TJM sans justification pour des profils senior : si les taux sont élevés, les justifier par la rareté du profil ou la criticité du projet.

Pièges fréquents

• Oublier la TVA ou le régime fiscal applicable (AO public : HT obligatoire, TVA séparée)
• Ne pas distinguer régie et forfait dans le même document
• Proposer un planning sans marge de risque (ajouter 15–20% de buffer sur les phases d'intégration)
• Référencer des technologies obsolètes ou abandonnées en 2026 (ex. : Angular 1, jQuery comme stack principale)

Bonnes pratiques 2026

• AI-augmented delivery : si l'équipe utilise des outils IA (GitHub Copilot, Cursor, Claude Code), le mentionner comme accélérateur de productivité — c'est désormais un différenciateur positif attendu par les DSI modernes.
• Green IT : pour les projets cloud, estimer l'empreinte carbone et proposer des choix d'architecture éco-responsables (régions Azure/AWS à énergie renouvelable, right-sizing, serverless).
• Sécurité by design : intégrer une section ou un paragraphe dédié à la posture sécurité (SAST/DAST dans la CI, gestion des secrets, politiques RBAC) — désormais exigé dans la majorité des AO publics et grandes entreprises.
• Modèle de facturation flexible : proposer un abonnement SaaS ou TaaS (Team as a Service) mensuel en alternative au forfait projet — tendance forte en 2025–2026 pour les prestataires IT.
• SLA chiffré : pour toute offre incluant de la maintenance ou du run, inclure un tableau de SLA avec niveaux de criticité, temps de réponse et pénalités contractuelles.