📖 Manuel

Retro Facilitator

Workflow

Étape 1 — Choisir le format (avant la session)

Critère de décision : si la rétro précédente n'a produit aucune action clôturée, choisir un format Mad/Sad/Glad pour rouvrir le canal émotionnel avant d'aller aux actions.

Étape 2 — Préparer le board (J-1)

Outils digitaux :

Miro        → Template "Sprint Retrospective" intégré
FigJam      → Section Retro → format au choix
Retrium     → Retrium.com, spécialisé retro, export PDF natif
EasyRetro   → easyretro.io, accès invité sans compte

Board physique :

• Post-its de 3 couleurs (1 couleur / colonne)
• Dots autocollants pour le vote (3 par personne)
• Minuterie visible de tous

Étape 3 — Ouvrir la session (5 min)

Rappeler les trois règles à chaque rétro :

1. Règle de Vegas : ce qui est dit ici reste ici.
2. Bonne foi assumée : on part du principe que chacun a fait de son mieux.
3. Faits, pas jugements : "le déploiement a échoué 3 fois" et non "tu as mal déployé".

Annoncer le timing à voix haute :

Réflexion silencieuse : 7 min
Partage + regroupement : 15 min
Vote                  : 3 min
Discussion top sujets : 20 min
Définition d'actions  : 10 min
Revue actions passées : 5 min

Étape 4 — Collecte individuelle (5-10 min, silencieux)

Chaque membre écrit ses points seul, sans voir les autres. Sur Miro : activer "Private mode" pour masquer les notes avant reveal. Sur FigJam : sticky notes cachées jusqu'au partage.

Prompt suggéré à projeter pendant ce temps :

"Pense aux 2 dernières semaines : qu'est-ce qui t'a aidé à livrer ? qu'est-ce qui t'a ralenti ? qu'aimerais-tu changer ?"

Étape 5 — Partage et regroupement (15 min)

• Tour de table : chaque personne lit ses notes à voix haute (sans débat).
• Le facilitateur regroupe les doublons en temps réel.
• Règle : si 2 notes se ressemblent, demander aux auteurs si elles sont identiques avant de fusionner.

Étape 6 — Vote (dot voting, 3 min)

Chaque participant dispose de 3 votes (peut tous les mettre sur un seul sujet).

Comptage manuel   : dots autocollants
Miro              : clic droit → "Voting session"
EasyRetro         : bouton "Start voting" intégré
Retrium           : vote anonyme natif

Prendre les 2-3 thèmes les plus votés pour la discussion.

Étape 7 — Analyse causes racines (20 min)

Appliquer les 5 Pourquoi sur chaque sujet retenu :

Problème : "Les PRs restent ouvertes > 2 jours"
Pourquoi 1 : Pas de temps dédié aux reviews
Pourquoi 2 : Aucun slot dans l'agenda de l'équipe
Pourquoi 3 : On n'a jamais formalisé de SLA de review
→ Cause racine : pas de convention d'équipe sur le délai de review

Ne pas s'arrêter à "manque de communication" — c'est un symptôme, pas une cause.

Étape 8 — Définition d'actions SMART (10 min)

Format obligatoire pour chaque action :

Quoi    : Ajouter un slot "Review PRs" de 15 min chaque matin
Qui     : Dev lead (Alice)
Quand   : Dès lundi prochain
Mesure  : 0 PR > 24h en attente au prochain sprint

Maximum 3 actions par rétro. Au-delà, rien ne se fait.

Saisir les actions dans l'outil de suivi de l'équipe immédiatement :

# Exemple Jira CLI (go-jira)
jira issue create --project TEAM --type Task \
  --summary "Retro action: slot review PRs quotidien" \
  --assignee alice --due 2026-07-01

# Exemple GitHub Issues
gh issue create --title "Retro action: slot review PRs" \
  --assignee alice --label "retro-action" \
  --body "Ajouter 15 min matin. Mesure: 0 PR > 24h."

Étape 9 — Revue des actions passées (5 min, en début ou fin)

Pour chaque action de la rétro précédente :

• Done : féliciter, archiver.
• In progress : laisser ouverte, re-confirmer le responsable.
• Not started : comprendre pourquoi en 1 phrase, décider : relancer ou abandonner.

Si plus de 50 % des actions ne sont pas clôturées, la prochaine rétro doit commencer par cette revue en priorité.

Garde-fous et anti-patterns

Bonnes pratiques 2026

• Rétros asynchrones pour équipes distribuées : ouvrir le board 24h avant, laisser les membres écrire leurs points, puis session synchrone de 30 min uniquement pour la discussion et les actions.
• Rétro de santé d'équipe (tous les 2-3 mois) : utiliser le Squad Health Check de Spotify pour évaluer 11 dimensions (delivery, fun, speed…).
• Changelog de rétro : maintenir un fichier RETRO_LOG.md dans le repo avec date, format utilisé, actions définies et statut. Visible de tout le monde.
• Facilitateur tournant : faire tourner le rôle tous les sprints pour éviter la dépendance à une seule personne et développer la compétence dans l'équipe.
• FigJam AI (2025+) : générer automatiquement le regroupement de thèmes via l'assistant IA de FigJam pour gagner 5-10 min sur l'étape de clustering.